应收账款管理系统的必备要素

无论是自动化还是手工操作，任何应收账款系统都应该监督以下六个控制点：

1、核对所有应收账款的余额和相关的交易记录。所有的销售记录都应该有相应的发票;所有的付款都要有收据、存款回单或者银行证明;为客户提供的所有信用都应该有信用备忘录或者其他记录文件。

2、每开一张发票都要作记录，同时记住，要及时开具发票。及时开具发票有助于建立完整的财务记录，展现公司良好的财务管理技能，而迟开发票则无异于损害公司的财务状况。

3、确保所有的发票都已经寄给相应的应收账款客户，每天或每周核对发票与邮寄的记录，贴上标签。发票与邮寄记录必须一一对应。如果会计部门身兼数职，负责邮寄之外的部门必须完成这项核对工作。同样，这种做法对于公司的财务管理来说是有利无弊的。

4、确保应收账款管理系统例行报告相关的信息，包括账龄数据，欠款客户以及超过信用额度采购的客|户|名|单。有了这个基础，你的企业才可以对过去已经到期未还或者还款纪录较差的账户采取收账措施。

5、确保系统不仅能够根据客户的支付情况、信贷备忘和日记账授予不同的信用额度，而且能够处理争议中出现的退货、差错、货款，以及偶然出现的坏账核销。

6、系统及其功能必须能够做到检查应收账款总账和分户账的余额以及客户交易记录三者之间是否一致。而这应该成为一个例行检查的工作，不可间断。