预算编制中的“水分”管理控制要点

　　管理控制系统的目标之一是鼓励管理者更有效和更高效地实现组织的目标。预算编制中的不良行为主要体现为宽打窄用，这也是一个全球性的难题。我们不妨可以考虑通过以下方式解决。

　　1.预算过程的参与。如前面讨论过的，预算过程或者是“自上而下”、或者是“自下而上”、或者是“上下结合”。 “自上而下”的方式几乎不起作用，它导致预算者缺少约束，而且威胁到计划的成功。“自下而上”的预算最可能达成预算目标的约束，然而如不仔细控制，它可能导致目标太容易实现或者和公司的总体目标不相符。实际上，有效的预算过程是两种方法的结合，预算者为他们的责任区编制预算的第一稿，这是自下而上，但他们必须遵守公司高层制定的指导原则。高级管理人员复查和评论这些预算提案，高明的批准过程有助于确保预算者不会对预算系统采取游戏态度。当然，复查过程应当是公平的。如果上级修改预算数据，他必须使预算者相信这一修改是合理的。许多经理会提出容易达到的预算，或者包括过多的不可预见费用的预算。管理者必须跟踪预算的结果，如果高级管理人员没有对预算结果做出反馈，整个预算系统将失去激励预算者的效力。

　　2.充分估计预算目标的困难程度。理想的预算是具有挑战性但又有达到可能的预算。就经营而言，这可以解释为工作优秀的管理者至少有50%的可能性达到预算的数据，这样的预算称为可实现的预算。高级管理人员批准可实现的预算有几个原因：⑴如果预算目标太难，管理人员可能会采取不符合公司长远利益的短期行动。可实现的利润目标是使这些功能失灵行为最小化的一种方法。⑵可实现的预算目标降低了管理人员操纵数据以满足预算的冲动。⑶如果业务部门提出的利润预算是可实现的，则高级管理人员可向证券分析者、股东和其他外部人员宣传具有合理预期的利润目标。⑷难以实现的利润预算通常暗示着过度乐观的销售目标，这可能导致资源无法满足更高销售额的工作。如果实际的销售额达不到乐观的目标，这在管理和政策上是很尴尬的。⑸当业务部门的经理能够达到或超过他们的目标时，在公司内部会有一种“获胜”的氛围和积极的态度。

　　3.强化预算管理部门的不良行为控制。预算管理部门必须详细分析预算，确认预算编制正确和信息准确。为完成这些任务，预算管理部门有时候必须以一线管理者认为是威胁性的或敌意的方式办事，以竭力保证预算不含“水分”。有些情况由预算者提供的预算差额的解释，可能隐藏和淡化了一些潜在的严重问题。当预算管理部门揭露这些事实时，一线经理会感到很不安。预算管理部门必须在帮助一线经理和确保系统的完整之间选择一条合适的道路。预算管理部门的成员也应当有一些和人打交道的有效的个人技能。

　　4.尽量利用数量技术。数学技术和计算机改善了预算过程，其中最为有效的工具是：⑴模拟。预算的编制和复查是一个模拟过程。依靠计算机模拟，高级管理人员能提出不同类型的变化将会有何影响的问题，而且几乎可以立即得到答案。这给高级管理人员一个更充分地参与预算过程的机会。⑵概率估计。预算中的每一数据都是点估计，也就是说，它是单一的最可能的数据。预算被暂时性批准后，就可以用计算机模型来计算概率分布，以此代替关键点估计。多次运行计算机模型，可以计算出预期利润的概率分布，用于计划。这称作MonteCarlo程序。⑶不可预见费用预算。有些公司会编制不可预见费用，用以确保如果销售额比制定预算显著下降时，所需采取的管理行动。如果情况发生变化，不可预见费用预算提供一个迅速调整以适应变化了的情况的方法。