Excel表――手工预算的主流工具

　　自从微软公司的Microsoft Excel面世以来，其操作简单、功能强大表格处理和计算能力受到了广大财会人员的喜爱，在企业的预算编制工作中得到了广泛使用。直到今天，多数企业仍然在使用Excel表编制企业预算。但是，随着预算管理的作用不断增加和企业管理精细化要求的不断提高，传统使用Excel表进行手工预算编制和管理的缺陷将将越来越突出。

　　1．用Excel编制预算难以实现各部门的有效参与和数据共享

　　全面预算是一个内部联系紧密的预算体系，既包括业务预算，还包括财务预算，需要企业从销售、生产、采购到人力资源、财务等各部门共同参与进行编制，其中某些部门的预算编制需要运用其他部门预算的数据，如生产部门编制生产预算一般需要销售部门编制的销售预算的数据。所以，预算编制必然需要企业内部各部门之间加强协调和沟通，而且，越是规模较大、组织层级较多的企业预算协调的工作量就越大。在这种情况下，由于Excel只是简单的单机办公软件，运用Excel表编制预算，各部门之间缺乏一个共享的数据平台，大量的沟通工作必然需要通过文件传递、电话或面谈等其他方式进行，从而大大影响预算编制的效率，甚至还有可能影响数据的准确性。

　　2．预算编制以外的其它预算管理工作难以用Excel实现

　　Excel毕竟是一般的办公软件，并不是针对企业预算管理的需求而设计，所以，除了编制预算的功能使用起来比较简单、方便以外，预算管理的其他职能，如预算目标的制定与分解、预算审批、预算下发、预算调整和预算分析等仍然需要手工去做，特别是预算的差异分析，数据量大，工作繁琐，费时费力，还可能造成数据错误。所以，严格意义上说，Excel不具备预算管理的功能。

　　3．Excel缺乏权限管理功能，对于预算的保密性和安全性来讲有严重的缺陷

　　预算数据包括企业的经营和财务目标和计划数据，这往往是企业内部相对机密的信息。但预算工作又需要各部门参与，这就需要设定不同部门和人员的权限，才能保证预算的保密和数据安全。Excel定位于通用办公软件，不具备权限管理的功能。