往来函证如何批量制作（一文学会批量制作询证函）

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每次审计，对于审计小白来说，如果不知道用“邮件合并”功能制作询证函，询证函信息的填列工作往往是让审计小白头疼的一个问题，先来看审计小白与“询证函”的对话……

老三把制作询证函简单地分为三个步骤：

第一、完善函证模板固定信息和准备基础数据

第二、进行邮件合并，批量生成询证函

第三、导出批量生成的询证函

完善函证模板固定信息和准备基础数据

每个事务所一般都有自己的函证模板，模板大同小异。以2018年12月31日为函证时间点，随便用一份模板，我们可以看到，询证函模板标红色方框出的信息都是要填列的，此部分信息分为两部分：一部分是固定的，如回函地址、联系人、电话、函证时间点等，一部分是变动的，需要根据被函证客户的信息填列，如被函证单位名称、函证金额…

第一部分固定的信息（联系人、联系电话等）每份询证函填列的信息都一样，可以直接在模板上填好（实际上第一部分信息填好后也就相当于模板的一部分了），第二部分变动的信息可以用Word里面“邮件合并”功能批量生成（此操作在Word里面操作）！第一部分的数据填好后，剩下的需要用邮件合并功能批量生成的信息如下：

从上图我们可以看到，六个红色方框的信息是需要填写的，每个方框根据被函证单位的不同，信息均不同，此时我们如果可以在Excel里建立一个表格，每个被函证单位一行记录，每行记录包含上面六部分信息，这样所有的被函证单位就做成了多条“规则”的行记录，再将这些有“规则”的行记录通过某种形式“导入”到Word对应的红色方框当中，这样不就批量生成询证函了么？在Excel表格中建立表格，一个公司一行记录，标题行的名称为上方询证行红色方框处对应的内容（如：贵公司欠）

基本的数据及模板都准备好了，接下来，可以根据以上的Excel表格数据信息和填好固定信息的询证函模板，开始在Word里面进行邮件合并，批量生成询证函了…

进行邮件合并，批量生成询证函

邮件合并的工作是在Word的询证函模板上完成的，以下演示整个邮件合并的过程：

1、打开询证函模板，找到并点击“邮件”下方“开始邮件合并”的“邮件合并分步向导”

2、在右侧的“邮件合并”下方点击“下一步：撰写信函”或者“浏览”，将前面已经准备好的Excel表格数据导入，到最后一步点击“确定”

点击确定后，又恢复这样子了：

接下来开始在红色方框处要开始建立“链接”了：

3、把鼠标定位到“：”前面，然后点击右下方的“下一步：撰写信函”

4、点击“其他项目”

5、在出现的对话框里面找到“：”，点击“插入”

注：对话框几项内容实际上就是导入的Excel表格标题行的各个标题

6、得到如下结果，说明被函证单位的名称已经导入完毕

其他的信息依照同样的方法导入，最终得到如下结果：

7、点击“下一步：预览信函”，得到最终结果

注：右侧两个小方框相当于“上一页”和“下一页”的功能，可以点击查看批量生成的询证函，此时只能一页一页查看，需要进行最后一步操作询证函才能全部导出来。

导出批量生成的询证函

批量生成的询证函，只能一页一页查看，此时需要全部导出来，点击“下一步：完成合并”

再点击“编辑单个信函”后点击“确定”即可完成

至此，批量生成询证函的工作完成。但这里还要说明的两点是：

1、以上操作均在Word2010版本上操作，不同版本功能及操作步骤可能存在差异，另外并非得严格按照本文的操作步骤才能完成询证函的制作，顺序不同或用其他方法也有可能完成邮件合并，所谓“条条大路通罗马”

2、本文看着步骤挺多，实际上一点都不复杂，操作过一两遍，学会了之后，批量制作询证函都是分分钟的事情。

最后，细心的朋友可能会发现，最终生成的金额没有保留两位小数，且没有千分位符号，那该咋整呢？

实际上，在前面操作到以下截图这一步骤时，需要额外多进行一个步骤，将以金额列示的部分进行“格式设置”，鼠标定位到以下方框位置：

右键，选择“切换域代码”

在空白处输入：\#”#,###.00″

然后再右键，选择“更新域”

如此，“格式设置”完成，其他地方为数字的照此种方法进行设置，最终生成的询证函，数字部分就全部保留两位小数，且有千分位符号。

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